Política de Privacidad

El responsable del tratamiento de tus datos personales es INNCODEX S.A.S., con RUC 1793238392001, domiciliada en Quito, Ecuador, con dirección para notificaciones en Intervalles S10-387 y 2 de Agosto, Tumbaco, Quito. Contacto: [email protected] y +593 98 916 7188.

Esta política cubre inncodex.com, la demo de la recepción para clínicas en demo.inncodex.com y la recepción automatizada que INNCODEX instala y mantiene para clínicas, consultorios y otros negocios. Emitivo tiene su propia política en emitivo.com/privacidad.

Delegado de Protección de Datos. Conforme a la Resolución SPDP-SPD-2025-0028-R, INNCODEX S.A.S. designa un Delegado de Protección de Datos y publicará en esta página sus datos de contacto una vez registrado ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales. Mientras tanto, cualquier consulta sobre tus datos se atiende en [email protected].

La recepción automatizada responde por WhatsApp, chat web, Instagram y correo a los pacientes o clientes de cada negocio que la contrata, agenda y recuerda sus citas. De los datos de esas personas, el responsable del tratamiento es cada clínica o negocio, e INNCODEX S.A.S. actúa como encargada del tratamiento: los trata por cuenta de ese negocio, según sus instrucciones y solo para prestarle el servicio, según el contrato de encargo que firmamos con cada uno. No los usamos para fines propios, no los vendemos ni los cedemos.

Cada recepción es una instalación propia del negocio: funciona en un servidor contratado a su nombre y con sus propias cuentas de los proveedores de la sección 6. INNCODEX accede a ella para instalarla, configurarla y mantenerla.

Si eres paciente o cliente de un negocio que usa nuestra recepción, ejerce tus derechos ante ese negocio; si nos escribes a nosotros, le haremos llegar tu solicitud y lo ayudaremos a atenderla.

Lo que un paciente escribe a una clínica puede revelar información sobre su salud, que la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) considera una categoría especial de datos (arts. 25 y 26). Por eso:

• La clínica, como responsable, decide la base legal del tratamiento conforme a los artículos 26 y 31 de la LOPDP y es quien informa a sus pacientes y, cuando corresponde, obtiene su consentimiento explícito.
• INNCODEX y todas las personas que intervienen en el servicio están sujetas al deber de confidencialidad del artículo 30, que se mantiene después de terminar el contrato.
• Si detectamos una vulneración de la seguridad de esos datos, se la notificamos a la clínica en un plazo máximo de dos (2) días desde que la conocemos (art. 43).
• La recepción se configura para responder preguntas, agendar y recordar citas: no pide síntomas ni información clínica, no diagnostica y no reemplaza la atención médica. Te pedimos no enviar por mensaje información clínica que no sea necesaria para tu cita.

• Si visitas inncodex.com: la página no tiene formularios ni guarda datos. Los botones de contacto abren WhatsApp con un mensaje listo; lo que nos envíes llega por WhatsApp.
• Si nos escribes por WhatsApp o por correo: tu nombre, tu número o correo y lo que nos cuentes.
• Si tu negocio contrata la recepción: los datos de contacto y de facturación del negocio, y las cuentas de acceso al panel de las personas de tu equipo (nombre, correo y contraseña, que se guarda cifrada).
• Pacientes y clientes de nuestros clientes (como encargada, ver sección 2): nombre, número de teléfono o identificador de WhatsApp o Instagram, correo cuando escriben por ese canal, los mensajes que intercambian con la recepción (texto, notas de voz y su transcripción, imágenes y documentos) y las citas que agendan (profesional, fecha y hora).
• Si pruebas la demo en demo.inncodex.com: los mensajes que escribes en el chat y un identificador de visitante que guarda tu navegador (ver sección 12). La demo atiende a una clínica ficticia: no escribas datos reales de salud.

• Responderte y preparar una propuesta cuando nos escribes. Base legal: medidas precontractuales a tu solicitud.
• Prestar el servicio a los negocios que contratan la recepción: instalarla, mantenerla, darles soporte y facturarles. Base legal: ejecución del contrato y cumplimiento de obligaciones legales (tributarias y contables).
• Tratar los datos de los pacientes y clientes de esos negocios, por su cuenta y con la base legal que cada uno determine (secciones 2 y 3).
• Mostrar la demo. Base legal: tu consentimiento, al escribir en el chat de la demo.

Esta política se rige por la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador.

Compartimos datos solo cuando es necesario para el servicio, con proveedores tecnológicos que los tratan por cuenta de quien los contrata. Nunca vendemos datos personales.

Proveedores de INNCODEX, para inncodex.com, la demo y nuestra comunicación contigo:

• Zoho — correo de las direcciones @inncodex.com, incluida la de privacidad.
• Cloudflare — alojamiento, red y seguridad de inncodex.com y demo.inncodex.com, y la conexión cifrada entre el chat de la demo y el servidor donde funciona.
• OVHcloud — servidor donde funciona la demo y se guardan sus conversaciones.
• Anthropic — inteligencia artificial que responde en el chat de la demo.
• WhatsApp — mensajería, si nos escribes por WhatsApp.
• Google Fonts — tipografías de demo.inncodex.com; Google recibe tu dirección IP al cargarlas.

Proveedores de cada recepción. Los contrata cada negocio a su nombre, como encargados suyos; INNCODEX los configura en la instalación. Esta es la configuración que instalamos:

• OVHcloud — servidor donde funciona la recepción y se guardan sus datos.
• Anthropic — inteligencia artificial que entiende los mensajes y redacta las respuestas.
• OpenAI — búsqueda en la información del negocio y transcripción de notas de voz.
• Meta — WhatsApp (API oficial) e Instagram, los canales por los que escriben los pacientes y clientes.
• Google — Google Calendar para la agenda y Gmail para el canal de correo, con una cuenta de Google Workspace del negocio.
• Cloudflare R2 — copias de seguridad cifradas de la base de datos.

Los proveedores de la sección 6 tratan los datos fuera de Ecuador:

• Zoho — Estados Unidos. Encargado de INNCODEX.
• Cloudflare — Estados Unidos y su red global de centros de datos. Encargado de INNCODEX para el contenido de las páginas y sus registros, según su acuerdo de tratamiento de datos; responsable, según su propia política de privacidad, de los datos de red y seguridad (como tu dirección IP) que usa para proteger su red.
• OVHcloud — Canadá (Beauharnois). Encargado de INNCODEX, según su acuerdo de protección de datos.
• Anthropic — Estados Unidos. Encargado de INNCODEX, según su acuerdo de tratamiento de datos; no entrena modelos con estos datos.
• WhatsApp — Estados Unidos. Trata tus mensajes según su propia política de privacidad.
• Google Fonts — Estados Unidos. Trata esos datos según su propia política de privacidad.
• OVHcloud — Canadá (Beauharnois). Encargado del negocio, según su acuerdo de protección de datos.
• Anthropic — Estados Unidos. Encargado del negocio, según su acuerdo de tratamiento de datos; no entrena modelos con estos datos.
• OpenAI — Estados Unidos. Encargado del negocio, según su acuerdo de tratamiento de datos; no entrena modelos con estos datos.
• Meta — Estados Unidos, Irlanda, Dinamarca y Suecia. Encargado del negocio, según sus condiciones de tratamiento de datos.
• Google — Estados Unidos y los demás países donde Google tiene centros de datos. Encargado del negocio, según el Cloud Data Processing Addendum de Google Workspace.
• Cloudflare R2 — Estados Unidos. Encargado del negocio, según su acuerdo de tratamiento de datos.

Todos actúan como encargados del tratamiento, salvo WhatsApp cuando nos escribes desde tu cuenta, Google Fonts y Cloudflare respecto de los datos de red y seguridad, que tratan esos datos como responsables según sus propias políticas. Conforme al artículo 34 de la LOPDP y al artículo 23 de la Norma General de Transferencias o Comunicaciones Nacionales e Internacionales de Datos Personales (Resolución SPDP-SPD-2026-0004-R), el encargo de tratamiento no constituye una transferencia ni comunicación de datos personales. Cada encargado trata los datos según su acuerdo de tratamiento de datos, solo para prestar su servicio.

• Si nos escribes y no llegas a contratar: hasta doce (12) meses después del último contacto.
• Negocios clientes: mientras dure el contrato; las facturas y los datos fiscales, por el plazo legal de 7 años del Art. 41 del Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios.
• Pacientes y clientes de cada recepción, salvo que el negocio fije otro plazo:
  • El contacto, sus conversaciones, mensajes y citas se borran por completo ciento ochenta (180) días después de su última actividad (último mensaje o cita).
  • Antes de eso, el audio de las notas de voz se borra a los 270 días (se conserva su transcripción), los archivos adjuntos a los 180 días y el contenido de los correos a los 6 meses.
  • Los registros técnicos del asistente, que contienen fragmentos de mensajes, se borran a los 30 días; el registro de auditoría de las acciones del equipo, a los 365 días.
  • Los datos borrados pueden seguir en las copias de seguridad cifradas hasta que caducan: 7 días las del propio servidor y unas tres semanas las externas. Los registros técnicos del servidor se rotan automáticamente y se descartan sin archivarse.
  • Los proveedores de inteligencia artificial y de WhatsApp conservan por su cuenta los mensajes hasta 30 días: Anthropic borra los datos enviados por la API en ese plazo, OpenAI guarda hasta 30 días sus registros de control de abuso de la búsqueda y Meta conserva los mensajes de WhatsApp como máximo 30 días.
• Al terminar el contrato con un negocio, según sus instrucciones, le devolvemos sus datos o los eliminamos, con todas sus copias, en un plazo máximo de quince (15) días, y retiramos nuestros accesos a su instalación.
• Demo: las conversaciones se borran treinta (30) días después de la última actividad.

Aplicamos medidas técnicas y organizativas para proteger los datos: una instalación separada para cada negocio, transmisión por HTTPS, cifrado en reposo de las contraseñas, de las claves de los proveedores y de los campos más sensibles, copias de seguridad cifradas, accesos con roles y un registro de auditoría de las acciones del equipo; borrar un contacto solo puede hacerlo un administrador y queda registrado. Ningún sistema es infalible, pero trabajamos para proteger tu información.

Conforme a la LOPDP, tienes derecho a acceder, rectificar, actualizar, eliminar, oponerte al tratamiento, pedir su suspensión, a la portabilidad de tus datos personales y a no ser objeto de una decisión basada única o parcialmente en valoraciones automatizadas. Para ejercerlos, escríbenos a [email protected]; respondemos en un plazo máximo de quince (15) días desde que recibimos tu solicitud. Si consideras que tu solicitud no fue atendida adecuadamente, puedes presentar un reclamo ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales (SPDP) — spdp.gob.ec.

inncodex.com está dirigido a negocios y profesionales; no está destinado a menores de edad y no recopilamos sus datos de forma intencional. Cuando un menor escribe a una clínica que usa nuestra recepción, es la clínica, como responsable, quien gestiona el tratamiento de sus datos con su representante legal.

Ninguna de nuestras páginas usa cookies publicitarias ni de analítica.

• inncodex.com no guarda nada en tu navegador. Cloudflare puede colocar cookies técnicas necesarias para proteger el sitio del tráfico automatizado.
• El chat de la demo y el de la web de cada negocio no usan cookies. Guardan en el almacenamiento local de tu navegador un identificador de visitante y un token de sesión con su fecha de caducidad, para que puedas seguir la conversación al volver.
• El panel de cada recepción, que usa solo el equipo del negocio, guarda en el almacenamiento local la sesión, algunas preferencias de la interfaz y el historial del asistente interno del panel. Al iniciar sesión con Google o conectar Google o Instagram usa una cookie técnica que caduca a los 10 minutos.

Podemos actualizar esta política; publicaremos los cambios en esta página y, cuando sean sustanciales, te lo notificaremos.

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